行政管理类

来源：本站原创发布时间：2017-03-09浏览人数：

（一）会议管理

1、管理总则

（1）实行统筹管理，分级负责方法。在本公司召开的各种会议由办公室统筹安排，各部门组织的会议由承办部门自行安排，办公室负责协调。

（2）坚持精简会议，节约费用原则。可开可不开的会坚决不开，小规模会议能解决的事情坚决不扩大会议规模。各种会议要严格执行会议费用开支标准，厉行节约，不铺张浪费。

（3）严肃会议纪律。出席会议实行签到制度，与会人员必须按要求准时到会，不迟到、不早退，未经批准不得代会。确因公务等特殊原因不能参会，应向主持会议的领导或分管领导请假。缺席会议未请假者，作旷工论处。开会期间不准随便讲话，不得看与会议内容无关的报纸杂志和通讯工具。通讯工具设为振动状态，确需接听的，请到场外接听。

2、组织实施

（1）董事会、监事会、总经理室会议

①公司章程规定或涉及公司重大事项的，必须召开董事会、监事会、总经理会议。

②召开各类会议前由公司办公室收集相关会议议题材料，形成会议材料。并按照公司章程规定提前将书面会议通知，通知出席会议以及列席会议人员。

③会议的召开，根据章程规定执行。

④会议后，办公室根据会议记录形成会议纪要，逐一分解落实议定事项。

⑤办公室根据文书档案管理要求，对各类会议记录和形成的会议纪要进行文书存档。

（2）工作例会。每周一上午8:45召开全体人员工作例会，总结上一周工作，安排本周工作。

(3)临时工作会议。根据工作实际需要,各级领导召开的临时工作会议，有办公室根据领导要求通知相关人员参加会议。

（二）公文管理

1、公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、印发机关和时间等部分组成。

2、公文办理分为收文和发文。

（1）收文处理由办公室专人负责每天将上级机关（含领导及各部室外出开会带回的文件资料等）和同级以及各方面来文，按规范要求进行登记，并由办公室负责人提出拟办意见，请公司领导阅签后由办公室交各有关部室处理，各承办部室需按领导要求及时办理，并汇报办理结果。需提请公司领导班子会办的，经请示有关领导同意后，由办公室统一报请会办。凡有秘密要求的文件由办公室专人报送有关领导，分送各有关部室，并全程跟踪，在有关领导和部室负责人签字后迅速收回存档，以防丢失和泄密。

（2）紧急公文根据公文送达和办理时限要求，分为“特急”和“急件”。紧急程度的标注通常放在文件阅办卡的右上角。办公室对所有来文、资料（包括参加会议、学习领回的）统一由办公室负责接收、登记和分类，提出初步意见后，及时传送公司领导阅批，并根据领导签署意见，做好交办、督办工作。对紧急件、明传电报、会议通知等，应及时呈报处理，不得贻误。紧急公文提出拟办意见后，办文人员必须立即专门将文件报送领导，遇到特殊情况无法当面报送领导，可电话汇报，在得到领导书面批示或口头指示后，立即将领导批办意见转交承办部室进行处理，办文人员还须随时掌握公文去向，紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，并将催办结果及时向有关领导汇报，避免漏传、误传和延误。上级单位转来或相关单位和部门直接送来的相关报告，统一由办公室整理登记报总经理阅示后，转相关部门处理。

（3）发文一般按工作分工由各职能部室负责拟稿，草拟公文应当做到：

①符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定;

②情况确实、观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点准确、篇幅简短;

③人名、地名、数字、引文准确;

④用词用字准确、规范。

（4）以本公司名义印发的各类文件，由各部门负责起草交办公室核稿后，呈总经理或分管负责人签发。以公司名义发出的一般性的文稿，按照公司领导分工，可由分管领导签发。上报文稿，应当经公司分管领导审签再报公司总经理签发。公文在领导签发后，承办人员不得对文件内容随意修改，如要修改必须重新送签。涉及人事变动、重大问题决策以及全局性文件，经公司领导班子会议讨论决定后，由总经理签发。

（5）草拟的公文在印刷前，需由职能部室和办公室进一步校核，校核人必须在拟稿纸上签名。办公室对发文内容和审批手续核对无误后方可盖章发出。

（6）草拟、修改和签批文件，用笔用墨必须符合存档要求，不得在文稿装订线外书写。

（7）凡有本公司所编文号的文件均要在加盖行政印章时将成稿文件二份同签发的原稿(外单位主发的文件除外)一并交办公室存档；以公司名义上报的各种专题报告、工作小结，以及其他文字材料，加盖印章时交一份给办公室存档。文稿一律用蓝黑、碳素墨水书写或电脑打印。年终由办公室整理分类立卷归档，办公室办文人员在文件阅办完毕后，要对照收文登记簿的收文纪录一一核对，将所有文件及时收汇、整理和归档，确保文件安全、不散失。

3、会议纪要。相关部室会议需要会议纪要的，会议结束后及时整理会议记录，形成会议纪要，办公室编印文号，逐一下发并存档。一般性事务会议由会议召集领导签发，重大事项由主要领导签发。

4、请示批复。对外单位及其子公司来文请示等，办公室收悉单位请示后，及时拟办意见签转分管领导阅示，办公室根据意见或领导批示拟初稿，呈主要领导签发，办公室编印文号，逐一下发并存档。

5、按节约型机关创建要求，从严控制文件材料印发和份数。所有材料的打(复)印一律利用现有办公设备在公司内部解决，除上报公文按规定要求办理外，其他材料提倡正反打（复）印。打印的成稿需油印或材料份数较多需照排印刷的，由办公室统一安排外出油印或送政府采购定点企业排版印刷。

6、公司提倡无纸化办公。公司内部的相关通知、文件传阅等文稿，原则上一律通过公司办公群进行交流。

7、公司各部室均为内设机构，不得以部室的名义向上级机关印发正式公文。

8、如对外提供公司内部资料，需由主要领导人同意。

（三）公司形象宣传

1、重大会议和活动报道。根据领导指示，办公室制定会议方案，联系新闻媒体跟踪落实并检查宣传效果。及时收集整理宣传材料、图片、影像等资料存档。

2、对外形象广告宣传。制定宣传广告方案，策划、预算、方案呈报领导核批，组织实施后支付款项，并存档。

3、网络宣传。公司重大会议、活动、重点项目推进、企业文化、精神文明建设需要宣传的，办公室及其相关人员要及时撰写报道，有分管领导审核后，在公司网站更新。对外需要宣传报道公司经营发展和履行社会责任的稿件，事先办公室要审核把关，报主要领导审阅后方可组织实施。

（四）印章使用管理

1、公司名称以市场监督部门核发的营业执照为准，并以此刻制印章。公司的印章及所属各部门印章统一由办公室到有资质的刻字社按规定规格刻制。

2、实行印章统一管理。母公司及直属子公司的行政章、合同章、财务专用章以及公司法人印鉴统一集中专人管理；公司财务章和法人印鉴要分开保管，具体业务经办人员印鉴自行保管，相互牵制。

3、公司各部门印章，一律不得对外使用。凡经济合同性质用印，盖合同专用章。如需要盖公司行政章，须经公司法人代表签字同意。需要盖公司合同专用章的，合同必须先由公司法务人员审核，送相关业务部室拟出明确意见，请相关分管领导审核，最后公司总经理审签后，方可用印。凡手续不齐或越权批准的合同、协议等，印章保管人不得用印。公司所有对外稿件、经营性函件等用印必须报领导签发批准。

4、用印时，印章保管人必须审阅、了解用印内容，检查留存材料是否齐全，同时核查有无公司领导签字同意。非重要用印可由领导电话批准，但印章保管人必须注明通话的准确时间；传真或其他方式批准的，必须留有批准材料，同时在留存材料中注明，事后由有关业务部门报领导补签，并登记备案。印章保管人发现问题须及时汇报，同时拒绝用印。印章专管人员要有高度的责任感和事业心，不得委托他人代管代用。

5、对外经济担保须经法定代表人授权或批准，否则，任何部门和任何人一律不准对外作任何形式的担保。擅自用印担保的，其一切后果由印章保管人和擅自担保人承担，并给予政纪处分和经济处罚，直至追究相应的法律责任；凡未按审核批准程序而擅自使用印章的，或未审核用印的材料内容而盲目用印，以及在空白凭证、纸张、材料的空白处使用印章，不论其主观动因或客观后果如何，都要追究当事人责任，同时给予印章保管人政纪处分和经济处罚，直至追究法律责任。

6、印章交接时，须办理交接手续，由移交人、接受人和监交人签字，并留存印样和加注日期。交接完成后由移交人将交接手续一份送办公室存档备案，未交存备案而产生的一切后果，由移交人负责。

7、办公室负责人要加强印章的使用监督，定期不定期检查印章使用情况。同时做好盖章的登记把关和印章保管安全工作。

8、公司相关介绍信由办公室管理。凡因联系工作、开展业务活动等需使用介绍信的，须经总经理同意，由办公室负责出具，并按规定手续加盖行政章。

（五）公务接待开支

1、招待原则。公司公务接待参照盐都区委办公室、区政府办公室《关于进一步规范全区公务接待工作的通知》执行。公务接待实行公函制，无公函的公务活动和来访人员一律不得接待。

2、招待范围。区以上工作对口部门，友好县(市、区)及区域外对口业务部门，本公司主办的有关大型会议(活动)邀请人员。

3、招待标准及程序

（1）区内部门或乡镇子公司等来客原则上不安排就餐，确因连续工作或工作延续至就餐时间需就餐的，可在食堂按每客40元的标准安排工作餐。负责承办会议和接待来客的部门要提前通知办公室，以便做好接待准备。

（2）各部门组织的一般性会议，原则上不安排就餐，确需就餐的，一律安排在食堂就餐，或安排在指定场所。由组织会议的部门提前通知办公室，按每客40元的标准安排就餐。

（3）其他来客接待，经承办部门负责人报请总经理批准后可安排接待。一般情况下接待地点安排在公司食堂，经办部门提前通知办公室，统一安排。所有外出接待的由承办部门派人到办公室开具《外出接待申请单》，经总经理批准后，到指定饭店就餐。外出就餐从严控制陪餐人数。接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。工作餐应供应家常菜，严禁饮用高档酒水，不得提供香烟。公务接待一次一结，及时报支费用。

（4）临时决定接待客人的，电话分管领导后，承办部门可按用餐标准安排，并于下一个工作日上午到办公室补办《外出接待申请单》。

（5）区内来客一律不安排住宿，其他来客确需住宿的，须填写《外出接待申请单》，经总经理批准后，由办公室统一联系安排，未经批准擅自安排的，费用不予报支。

（6）公司及各部门组织的会议和接待，不得布置鲜花和安排水果。

（7）接待区级以上领导、区直部门负责人和镇（区、街道）主要负责人，承办部门负责人要事先向总经理汇报。

（8）办公室要从严控制开具《外出接待申请单》和就餐标准，与工作无关的、私人宴请和接待，其费用一律不得报销。

（9）工作人员加班确需就餐的，可按每客40元的标准安排工作餐。

（10）因工作需要，出差盐城市区以外洽谈融资、招商选资、联系汇报工作等活动，确需宴请客人，有公司领导在场的，请示在场领导批准，无公司领导在场，电话请示总经理批准，参照所在地中档接待标准招待，承办部门在回程后二个工作日内到办公室补开《外出接待申请单》。

附件1、外出接待申请单（式样）

外出接待申请单（式样）

申请时间			申请部门
申请事由
陪同人数
预计接待额
经办人	部门负责人意见	办公室意见		分管负责人意见	总经理意见

（六）差旅费管理

1、差旅费开支严格按照盐都区行政事业单位差旅费管理办法标准执行。

2、差旅费报销实行一事一单，当月差旅费当月结报，非正式车船票不予报销。

3、相关人员在出差前需填列“出差审批表”一式两份，列明出差事由、出差人、随同人员、目的地、天数、车辆等要素。部门签署意见，报办公室审核，再经相关领导审批。一份办公室留存，一份随报销单装订入账。

4、严禁以招商，学习考察等公务活动为名游山玩水，杜绝公款旅游。

附件2、出差审批表（式样）

出差审批表（式样）

出差事由
主要出差人		随同人员
目的地		天数
车辆		驾驶员
部门意见		办公室意见
领导审批
备注

注：出差审批表填制时一式两份，一份办公室留存，一份随报销单装订入账。

乘坐交通工具的等级表

交通工具	火车（含高铁、动车、全列软席列车）	轮船（不包括旅游船）	飞机	其他交通工具（不包括出租小汽车）
级别	火车（含高铁、动车、全列软席列车）	轮船（不包括旅游船）	飞机	其他交通工具（不包括出租小汽车）
省级及相当职级人员	火车软席（软座、软卧），高铁/动车商务座，全列软席列车一等软座	一等舱	头等舱	凭据报销
厅局级及相当职级人员	火车软席（软座、软卧），高铁/动车一等座，全列软席列车一等软座	二等舱	经济舱	凭据报销
其余人员	火车硬席（硬座、硬卧），高铁/动车二等座，全列软席列车二等软座	三等舱	经济舱	凭据报销

省级及相当职级人员出差，因工作需要，随行一人可乘坐同等级交通工具。未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分由个人自理。

差旅住宿费及伙食及交通补助费标准

单位：元/人/

序号

地区（城市）

住宿费限额标准

淡旺季浮动标准建议

伙食补助费（人，天）

交通费标准

旺季期间

旺季上浮价

上浮比例

1	北京市		1100	650	500	100	80
2	天津市		800	480	380	100	80
3	河北省（石家庄）		800	450	350	100	80
4	山西省（太原）		800	480	350	100	80
5	内蒙古（呼和浩特）		800	460	350	100	80
6	辽宁省（沈阳）		800	480	350	100	80
7	大连市		800	490	350	7-9月		960	590	420	20%	100	80
8	吉林省（长春）		800	450	350	100	80
9	黑龙江省（哈尔滨）		800	450	350	7-9月		960	540	420	20%	100	80
10	上海市		1100	600	500	100	80
11	江苏省	南京市、苏州市无锡市常州市镇江市	900	490	380	100	80
		徐州市淮安市盐城市连云港市宿迁市扬州市泰州市南通市	900	490	360	100	80
12	浙江省（杭州）		900	500	400	100	80
13	宁波市		800	450	350	100	80
14	安徽省（合肥）		800	460	350	100	80
15	福建省（福州）		900	480	380	100	80
16	厦门市		900	500	400	100	80
17	江西省（南昌）		800	470	350	100	80
18	山东省（济南）		800	480	380	100	80
19	青岛市		800	490	380	7-9月		960	590	450	20%	100	80
20	河南省（郑州）		900	480	380	100	80
21	湖北省（武汉）		800	480	350	100	80
22	湖南省（长沙）		800	450	350	100	80
23	广东省（广州）		900	550	450	100	80
24	深圳市		900	550	450	100	80
25	广西（南宁）		800	470	350	100	80
26	海南省（海口）		800	500	350	11-2月		1040	650	450	30%	100	80
27	重庆市		800	480	370	100	80
28	四川省（成都）		900	470	370	100	80
29	贵州省（贵阳）		800	470	370	100	80
30	云南省（昆明）		900	480	380	100	80
31	西藏（拉萨）		800	500	350	6-9月		1200	750	530	50%	100	80
32	陕西省（西安）		800	460	350	100	80
33	甘肃省（兰州）		800	470	350	100	80

34	青海省（西宁）		800	500	350	6-9月		1200	750	530	50%	100	80
35	宁夏（银川）		800	470	350	100	80
36	新疆（乌鲁木齐）		800	480	350	100	80

（七）办公设备和办公用品购置

1、办公设备和办公用品购置本着厉行节约，杜绝浪费原则。

2、办公设备主要包括：计算机、打字机、复印机、电视机、录像机、照相机、空调、文件柜、办公桌椅等价值较高的物品。

3、办公设备的购置，由办公室提出书面申请，报分管办公室领导批准。办公设备统一由办公室组织采购，必要时有关部门可派人共同购置；属于政府采购范围内的，按政府采购的有关规定执行。单项支出1万元（含1万元）以上的，须报董事长批准后实施。购置办公设备必须做到：在保证质量的前提下尽量降低费用，严禁收受回扣，从中捞取个人利益。如发现违纪行为，给予当事人严肃处理。物品购置后须及时入库登记造册，建立台帐，并由专人妥善保管，防止丢失或损坏。办公设备如有损坏，应及时报告办公室，由办公室牵头会同使用部门能修则修，经维修人员或公司技术人员鉴定确属不能使用的，由办公室牵头，会同使用部门、维修人员或公司技术部门填写办公设备鉴定情况报告,报分管办公室领导批准后注销，金额较大的办公设备注销，需报董事长签批，并转至财务融资部作为核销办公设备凭证。凡因人为原因造成遗失或损坏,个人须承担赔偿责任。

4、办公用品主要包括：计算机耗材、纸张、墨水、笔记本、笔、胶水以及印刷品等办公所需的物品。

5、办公用品购买，由办公室负责统一购置。各部门需要办公用品时一律填写购买办公用品申请表，报办公室审核，再报领导批准。办公用品由办公室专人负责购买、清点，验收入库并登记造册；由各部门按月统一领取，办理领用登记手续；每年年终，由办公室对年度办公设备和办公用品的购置、使用情况进行清点、汇总和造册，书面报告有关领导。

附件3、办公用品购置申请单（式样）

办公用品购置申请单（式样）

申请部门				申请时间
购置办公用品名称
预计采购金额
是否政府采购		是（）否（）
经办人	部门负责人意见		办公室意见		分管负责人意见	总经理意见

（八）安全卫生

1、公司职工上下班使用车辆一律停放办公楼停车位，不得乱停乱放。

2、最后一个离开办公室的工作人员，要随手关门，下午下班前要检查本办公室及包干区域的门窗是否锁好，电灯、电脑、空调是否关闭。

3、公司所有的办公设备和外围设备不得与大功率电器共用一个插座，以免损坏，避免火源隐患。

3、国家法定节假日，实行值班制度。除门厅保安值班外，安排领导带班，部分工作人员值班。值班人员要加强责任心，坚守岗位，保证办公区域安全，并做好值班记录。

5、文件要妥善保管，不得乱丢乱抛，以防失密。各类文件资料原则上不准带出公司，不准外借，除公司职员工作需要外，其他任何人不得随便翻阅他人文件。对外单位到本公司索要数据资料以及对上上报的数据，必须经总经理或分管负责人同意后方可提供或上报。

6、认真执行“班前十分钟打扫卫生”制度，每天班前十分钟，各部门应做好本办公室卫生工作，自觉搞好卫生，保持公司环境整洁优美。

7、办公楼公共部位的卫生由专门人员或保洁人员负责。办公室内部及对应的窗户、阳台、资料室由各部室自主负责，每周六下班前要组织一次整理清扫，逢重大节日和全民卫生日，必须按照“门前三包、门内达标”的要求，进行全面清扫。办公垃圾一律实行袋装化，并送至指定存放点，便于保洁人员清理，不得丢放在办公楼走道内。

8、在会议室组织召开的各类会议结束后，负责召集会议的部门要及时通知办公室安排人员打扫。

9、办公室要不定期组织卫生检查评比，对卫生状况明显不达标的，提出整改意见。评比结果和安全保卫工作与各部门的年终评优相挂钩。

10、本公司提倡不在办公区吸烟，吸烟者不乱扔烟头和乱弹香烟灰。

（九）财产物资管理

1、全面登记。公司的土地、房产等各项公用物资由办公室负责管理，逐件建立登记簿。新购置的，由办公室在发票报销入账时登记；上级部门发放或外单位赠送的，由有关部门在收到物品一周内到登记。属固定资产登记范畴的，按财务制度规定增加固定资产。

2、定期清查。办公室每年对公司的财产物资清查一次，查明短溢情况，根据清查结果提出具体处理意见，报总经理审批后，及时调整账务。

3、集中处理。各种停用或损坏无法修复的财产物资，使用部门要及时交送办公室，按规定程序注销财物登记，并统一处理。

4、不得逾期登记上级配发或外单位馈赠的公物、不得将公物带入个人家庭，不得随便借给外单位或他人使用，更不得占为己有，违者除责令限期登记和交回外，由总经理对其进行诫勉谈话。擅自处理停用或损坏无法修复的公物、无故丢失或损坏公物的，应追缴变价收入和按价赔偿。工作人员调离现任工作岗位或调出本单位的，须交清所领用的公物后，方可办理调离手续。

（十）办公自动化设备管理

办公自动化设备包括电脑(包括服务器)、打印机、复印机、传真机、电话交换机及电话机、扫描仪、投影仪、电视机、数码摄像机、数码相机、音响组合、移动硬盘和U盘等。

1、各部门负责人为本部门办公自动化设备使用和管理的第一责任人，要督促部门人员加强使用、维护、清洁。

2、所有办公自动化设备，办公室都要编号登记造册，设立固定资产明细账。新购置的，在发票报销入账时登记，上级部门配发或外单位赠送的，由接受部门在收到物品一周内到办公室登记。

3、所有办公自动化设备只供公务之用。电脑、打印机、传真机、扫描仪、移动硬盘、U盘等按部门登记造册后，由部门负责人分配具体人员使用管理；台式电脑购置价控制在4000元之内，笔记本电脑购置价控制在5500元之内，电脑使用期限满5年后由办公室统一集中处理，作价处理时电脑使用人可优先购买。电话机为部门公用设备，共同使用管理；数码摄像机、数码相机、音响组合、电视机为全公司公用设备，购买、上级配发或外单位赠送的，均须在规定时间内交由办公室统一管理，供全公司调剂使用。部门需用时，由办公室提供并作领用记载，用后及时收回。淘汰停用或损坏无法修复的办公自动化设备，统一交由办公室集中处理。

4、严格电脑(含服务器)数据管理，防止资料失密和丢失。凡秘密数据的传输和储存以及秘密数据载体（磁盘、磁带、打印纸等）的使用、借阅、复制、传递、携带、保存、销毁等均应按保密规定执行。若有泄密者，依照《保密法》规定进行处理。

5、严禁上班期间上网聊天和玩游戏，违者发现一次对当事人进行批评教育，3次以上进行诫勉谈话，并与相关奖金发放挂钩。

6、不得随便拷贝外单位的各类软件，防止病毒侵入公司内网，确需安装的，必须先行用最新杀毒软件检查后方可拷入计算机。

7、办公自动化设备检修统一由办公室扎口负责。保修期内的，可由使用部门直接与供应商联系维修，办公室不报支维修经费。

8、所有办公自动化设备不得外借，更不得占为己有。严禁将笔记本电脑带入家庭长期使用，确因加班需要带回家的，下一个工作日必须带班使用。特殊情况下，笔记本电脑可在部门之间调剂使用。公司复印机原则上不对外提供服务。

9、公司员工必须规范操作计算机，定期做好预防病毒和系统重要数据备份，办公室要定期及时分析和排除网络故障，优化网络资源使用。

10、公司员工不得擅自将系统的软件转让给其他单位或个人，各部门使用新的软件须经常务副总经理批准，严禁使用任何游戏软件。

11、公司员工要加强保密意识，不得将涉密数据和文件泄露给他人。任何单位需复制系统数据及其本公司在局域网上网公布信息数据，必须经领导同意并按规定操作，对涉密的磁盘、打印纸要按保密规定妥善保管理和处理，如发生泄密，应立即报告。

12、计算机因故不能正常工作，或发生设备故障，需要专人维护的，应做好记录，部门及时将信息反馈给办公室，安排专业人员维护。

（十一）信访工作

1、信访工作由公司信访工作领导小组统一负责。具体接访工作由办公室负责，接访内容为来人、来信、来电等。

2、接访要求：能当场解决的，当场受理解决；不能当场受理解决的，登记备案，列入受理转办事项，尽快移交相关部室办理。各部室及负责人要认真履行职责，对接办受理的信访事项做好登记，妥善处理，对受理后移交到其他相关部室承办的信访件，要纳入跟踪督办程序，限期办理。

3、来访人员及来访电话反映情况的，由接电人员直接处理，重要事项需登记转办处理的，按要求进行登记后按程序办理。上级部门转交、转办的来访信件，由办公室统一收文登记。

4、对来信访反映的一般性问题，已有明确法律、法规、政策依据的，按部室职能、业务范围交予具体经办部门答复；对政策不明、有普遍性、有代表性、反复多次上访的问题，上报分管领导批阅后处理。

5、信访材料由办公室交办相关部室、人员之后，承办部门和人员应在规定时限内，按要求办理落实，向来访人员反馈并征求处理意见后，并将办理落实书面情况连同转办资料原件交回办公室。因特殊原因无法在规定时限内办结的，要提前向办公室说明。

6、按照“有来访、有办理、有结果、有反馈”的原则要求和程序执行回告，信访事项的承办人按领导批示要求及时办理，及时反馈信息。

（十二）档案管理

1、文书档案

（1）档案管理人员必须自觉遵守保密制度，严格做到“十不准”，以确保档案资料完整和安全。

（2）凡反映本公司活动，具有保存价值的文件（包括图片、音像资料，下同）材料均应立卷归档，任何人不得占为已有。各部门日常工作中要注重收集和保存，于每年底整理后移交办公室。

（3）复印档案资料和秘密文件材料，必须履行审批、登记手续，复印件按原件要求管理。

（4）秘密文件应制订清查、清退制度，发现丢失的要及时追查处理。

（5）秘密文件和核心档案，必须存放安全有保障地方，并经常检查保管情况，对平时工作中经常使用的秘密文件，在用后应随手入柜加锁。

（6）档案管理人员必须在次年三月份前完成上一年文件资料归档立卷工作。达到保管年限或其他需销毁的文件应按规定造册，经上级档案部门和公司有关人员检查确认后，按规定程序销毁。

（7）各种文件资料一旦形成档案后，凡公司员工需查阅必须登记。外单位调阅，必须持有关介绍信，经办公室负责人批准后方可查阅，财务档案需经常务副总经理批准，重要资料查（调）阅，须经总经理批准。

2、会计档案

（1）本单位每年形成的会计档案，按照归档要求，由会计人员负责整理立卷，在会计年度终了后，由会计人员保管一年，一年后，编造清册移交办公室进行档案保管。

（2）对会计档案必须进行科学管理，妥善保管，存放有序，查找方便。严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

（3）会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，须经公司领导批准，涉及公司商业机密的，需总经理批准。

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